1. Wie wij zijn
Groos Personeelsdiensten B.V. bepaalt waarvoor en hoe de persoonsgegevens in deze verklaring worden gebruikt. Wij zijn een uitzendbureau in Den Haag en werken met werkzoekenden, uitzendkrachten en opdrachtgevers.
Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming, omdat dat voor ons niet verplicht is. Ons team is het aanspreekpunt voor alle vragen over privacy.
2. Voor wie deze verklaring geldt
Deze verklaring geldt voor iedereen van wie wij gegevens gebruiken, via de website of via e-mail, telefoon en WhatsApp. Dat zijn werkzoekenden, uitzendkrachten, contactpersonen bij opdrachtgevers en andere mensen die contact met ons opnemen.
De artikelen voor werkzoekenden zijn informeel geschreven. In de andere artikelen spreken wij u aan met u.
3. Als je solliciteert op een vacature
Solliciteer je via onze website, dan vragen wij je naam, telefoonnummer, e-mailadres en woonplaats. Ook vragen wij of je in Nederland mag werken.
Je kunt zelf meer sturen, zoals je cv, een bericht en de datum waarop je kunt beginnen. Vraagt de vacature om een rijbewijs, dan vragen wij ook of je rijbewijs B hebt.
Via de website vragen wij nooit om:
- je burgerservicenummer (BSN);
- een kopie van je identiteitsbewijs;
- je geboortedatum of nationaliteit;
- een foto van jezelf;
- gegevens over je gezondheid.
Wij gebruiken je gegevens om je sollicitatie te bekijken en contact met je op te nemen. Dat doen wij per telefoon, WhatsApp of e-mail.
Dat mag omdat je zelf solliciteert en wij samen kijken of er een arbeidsovereenkomst kan komen. In de wet heet dat een stap vóór een overeenkomst (artikel 6 lid 1 onder b AVG).
Is je sollicitatie afgerond, dan bewaren wij je gegevens nog vier weken. Zo kunnen wij vragen over je sollicitatie nog beantwoorden (gerechtvaardigd belang, artikel 6 lid 1 onder f AVG).
Afgerond betekent dat je via ons aan het werk bent, dat wij je hebben afgewezen of dat je je sollicitatie hebt ingetrokken. Horen wij twaalf weken niets van je, dan ronden wij je sollicitatie ook af.
Na die vier weken verwijderen wij je gegevens en je cv automatisch. Ga je via ons werken, dan lees je in het artikel "Als je via ons gaat werken" welke gegevens wij dan bewaren.
Wil je dat wij je ook benaderen voor ander werk? Dan kun je bij het solliciteren een los vakje aanvinken.
Met dat vinkje bewaren wij je gegevens tot een jaar nadat je sollicitatie is afgerond. Dat doen wij alleen met jouw toestemming (artikel 6 lid 1 onder a AVG), en die kun je altijd intrekken.
4. Als je je inschrijft zonder vacature
Schrijf je je in via de pagina Inschrijven, dan vragen wij dezelfde gegevens als bij een sollicitatie. Je kunt ons ook vertellen welk werk je zoekt.
Wij gebruiken die gegevens om passend werk voor je te zoeken en je daarvoor te benaderen. Dat doen wij alleen met jouw toestemming, die je geeft met het vakje in het formulier (artikel 6 lid 1 onder a AVG).
Wij bewaren je inschrijving zolang je via ons werk zoekt, en nooit langer dan een jaar.
Is er twaalf weken geen contact geweest, dan sluiten wij je inschrijving af. Vier weken later verwijderen wij je gegevens automatisch.
Wil je niet meer ingeschreven staan? Stuur dan een mail naar info@groospersoneeldiensten.nl of bel ons, dan verwijderen wij je gegevens.
Ben je jonger dan zestien jaar? Dan heb je toestemming van je ouder of voogd nodig om je in te schrijven.
5. Als je via ons gaat werken
Ga je via ons aan het werk, dan hebben wij meer gegevens van je nodig. Die vragen wij in een persoonlijk gesprek en nooit via de website.
Wij bekijken dan je originele identiteitsbewijs en maken er een kopie van, omdat de wet dat verplicht. Ook hebben wij je burgerservicenummer nodig voor je loon en de belasting.
Kom je toch niet bij ons in dienst, dan vernietigen wij de kopie van je identiteitsbewijs binnen vier weken. Kom je wel in dienst, dan bewaren wij je personeelsgegevens zo lang als de wet voorschrijft; voor de belasting is dat zeven jaar.
Wij gebruiken deze gegevens voor je arbeidsovereenkomst, je loon en onze wettelijke plichten (artikel 6 lid 1 onder b en c AVG). Voor de loonadministratie werken wij samen met TODO naam salarisadministratie.
Wij geven de opdrachtgever waar je werkt alleen de gegevens die nodig zijn. Dat zijn bijvoorbeeld je naam, je werktijden en je certificaten.
6. Als u personeel aanvraagt of met ons samenwerkt
Vraagt u personeel aan, dan gebruiken wij uw naam, telefoonnummer en e-mailadres en de gegevens van uw bedrijf. Wij gebruiken die om uw aanvraag te behandelen, een offerte te maken en de samenwerking uit te voeren.
Dat doen wij om een overeenkomst met uw bedrijf te sluiten en uit te voeren, en omdat wij zakelijk contact met u willen houden. De grondslagen zijn artikel 6 lid 1 onder b en f AVG.
Wij bewaren uw aanvraag tot twee jaar na de laatste wijziging. Offertes, overeenkomsten en facturen bewaren wij zeven jaar, omdat de belastingwet dat verplicht.
7. Als u ons een bericht stuurt
Stuurt u een bericht via het contactformulier, dan gebruiken wij uw naam, uw e-mailadres of telefoonnummer en uw bericht. Wij gebruiken die alleen om uw vraag te beantwoorden (gerechtvaardigd belang, artikel 6 lid 1 onder f AVG).
Wij bewaren het bericht tot zes maanden nadat wij het hebben afgehandeld. Berichten die wij als spam herkennen, verwijderen wij na dertig dagen.
Neemt u contact op via WhatsApp, dan gebruikt ook WhatsApp uw gegevens, volgens de eigen privacyverklaring van WhatsApp. Stuur via WhatsApp daarom geen kopie van uw identiteitsbewijs of andere gevoelige gegevens.
8. Bevestigingen en meldingen per e-mail
Na het versturen van een formulier krijgt u een bevestiging per e-mail, en ons team krijgt een melding. Wij versturen die e-mails via Resend, vanaf servers in de Europese Unie.
Een cv sturen wij nooit als bijlage mee. Wij openen een cv alleen in onze beveiligde beheeromgeving.
Van elke verstuurde e-mail bewaren wij negentig dagen een kort verzendverslag. Daarin staat niet wat er in de e-mail stond, en uw e-mailadres alleen in onherkenbare vorm.
9. Onze website: beveiliging, statistieken en cookies
Onze website wordt gehost door Vercel. Bij elk bezoek verwerkt Vercel technische gegevens zoals uw IP-adres, om de website te leveren en te beveiligen.
Bij het versturen van een formulier controleren wij met Vercel BotID of het verzoek van een mens komt. BotID beoordeelt daarvoor technische kenmerken van uw browser, en wij gebruiken die alleen voor deze controle.
Ook bevat elk formulier een onzichtbaar controleveld en kijken wij hoe snel het is ingevuld. Dit doen wij om misbruik en spam te voorkomen (gerechtvaardigd belang, artikel 6 lid 1 onder f AVG).
Om misbruik te voorkomen beperkt onze hostingpartij Vercel het aantal formulierverzendingen en inlogpogingen per IP-adres; daarvoor wordt het IP-adres kort verwerkt.
Wij meten het gebruik van de website met Vercel Web Analytics. Dat werkt zonder cookies, en wij kunnen u daarmee niet herkennen bij een volgend bezoek.
Wij tellen ook hoeveel formulieren er worden verstuurd, zonder namen of andere persoonsgegevens. Welke cookies wij wel gebruiken, leest u in onze cookieverklaring.
10. Met wie wij gegevens delen
Wij verkopen persoonsgegevens nooit. Wij delen ze alleen als dat nodig is voor ons werk of als de wet dat verplicht.
- Opdrachtgevers krijgen de gegevens die nodig zijn als wij iemand voorstellen voor werk. Een cv sturen wij pas door als wij dat eerst met de werkzoekende hebben besproken.
- Overheidsinstanties zoals de Belastingdienst, het UWV en de Nederlandse Arbeidsinspectie krijgen gegevens als de wet ons dat verplicht.
- Leveranciers die gegevens in onze opdracht verwerken, de verwerkers, staan hieronder.
Deze verwerkers werken in onze opdracht:
- Supabase: database en opslag van cv's, op servers in Frankfurt;
- Vercel: hosting van de website, beveiliging van formulieren en statistieken;
- Resend: versturen van e-mail;
- STRATO: domeinnaam en e-mailboxen, in Duitsland;
- Sinka B.V. (handelsnaam SKUU; TODO juridische naam bevestigen, 00 §7 punt 6): bouw en technisch beheer van de website;
- TODO naam salarisadministratie: loonadministratie van uitzendkrachten.
Met elke verwerker hebben wij een verwerkersovereenkomst. Daarin staat dat zij de gegevens alleen voor ons gebruiken en goed beveiligen.
11. Gegevens buiten de Europese Unie
Wij bewaren gegevens zoveel mogelijk in de Europese Unie. Onze database en de cv's staan bij Supabase op servers in Frankfurt.
Supabase, Vercel en Resend zijn Amerikaanse bedrijven. Daardoor kunnen gegevens soms toch in de Verenigde Staten worden verwerkt, bijvoorbeeld bij technische ondersteuning.
Voor die doorgifte gelden de afspraken uit hun verwerkersovereenkomst. Dat zijn het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
12. Hoe lang wij gegevens bewaren
Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig. Het verwijderen gebeurt automatisch, ook van cv's.
Bewaartermijnen| Gegevens | Hoe lang wij ze bewaren |
|---|
| Sollicitatie op een vacature | Vier weken nadat de sollicitatie is afgerond |
| Sollicitatie met toestemming voor ander werk | Een jaar nadat de sollicitatie is afgerond |
| Inschrijving zonder vacature | Zolang je werk zoekt en nooit langer dan een jaar; na twaalf weken zonder contact afgesloten en vier weken later verwijderd |
| Cv dat niet bij een verstuurde sollicitatie hoort | 24 uur |
| Personeelsaanvraag | Twee jaar na de laatste wijziging |
| Bericht via het contactformulier | Zes maanden na afhandeling; spam dertig dagen |
| Verzendverslag van een e-mail | Negentig dagen |
| Logboek van de beheeromgeving | Twee jaar |
| Kopie identiteitsbewijs als je niet in dienst komt | Hoogstens vier weken |
| Personeels- en loonadministratie | Zo lang als de wet voorschrijft; voor de belasting zeven jaar |
| Klacht | Een jaar na afhandeling |
Een verwijderd gegeven kan nog zeven dagen in een reservekopie van de database staan. Daarna is het ook daar verdwenen.
13. Beveiliging
Wij beveiligen gegevens met passende technische en organisatorische maatregelen. Alleen onze eigen medewerkers kunnen in de beheeromgeving, met een wachtwoord en een code uit een app op hun telefoon.
Cv's staan in afgeschermde opslag en zijn alleen te openen via een link die kort geldig is. Wij leggen vast wanneer een cv is bekeken.
Gaat er toch iets mis met persoonsgegevens, dan melden wij dat binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens als de wet dat vraagt. Loopt u daardoor een groot risico, dan laten wij het u ook zelf weten.
14. Geen automatische besluiten
Wij nemen geen besluiten over mensen die alleen door een computer worden genomen. Een medewerker van ons team bekijkt zelf elke sollicitatie en inschrijving.
Wij gebruiken geen kunstmatige intelligentie om sollicitaties te selecteren of te beoordelen. Gaan wij dat ooit wel doen, dan passen wij eerst deze verklaring aan.
15. Uw rechten
Iedereen van wie wij gegevens gebruiken, heeft deze rechten:
- inzage in de gegevens die wij van u hebben;
- correctie van gegevens die niet kloppen;
- verwijdering van uw gegevens;
- beperking van het gebruik van uw gegevens;
- bezwaar tegen het gebruik van uw gegevens;
- uw gegevens ontvangen in een gangbaar bestand, om ze aan een ander te geven;
- uw toestemming intrekken, als wij gegevens op basis van toestemming gebruiken.
Een verzoek stuurt u naar info@groospersoneeldiensten.nl of per post naar ons adres. Wij reageren binnen een maand, en bij een ingewikkeld verzoek laten wij binnen die maand weten als wij meer tijd nodig hebben.
Wij controleren of het verzoek echt van u komt via het telefoonnummer of e-mailadres dat wij al van u hebben. Wij vragen daarvoor nooit een kopie van uw identiteitsbewijs.
Soms mogen wij gegevens niet verwijderen, omdat de wet ons verplicht ze te bewaren. Dan leggen wij uit om welke gegevens het gaat en waarom.
Trekt u uw toestemming in, dan stoppen wij met dat gebruik. Wat wij daarvoor met uw gegevens deden, blijft wel toegestaan.
16. Een klacht over privacy
Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten. Dat kan volgens onze klachtenregeling.
U kunt ook altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat doet u via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
17. Wijzigingen in deze verklaring
Wij passen deze verklaring aan als onze werkwijze of de wet verandert. Bovenaan deze pagina staan het versienummer en de datum van de huidige versie.
Bij elke sollicitatie en inschrijving leggen wij vast welke versie op dat moment gold. Zo kunnen wij altijd laten zien wat wij u hebben verteld.